往往办公室多功能输出设备的采购成本只占文件输出总体费用的5%。而运营成本一直居高不，一般占到45%，其中比例最大的是如电力，空间，人力等隐性成本约占50%。所以急需要对文印成本及使用进行控制与管理。

客户的现状

每月打印量统计困难，纸张浪费情况严重。

无法进行成本控制。

故障机闲置、利用率低，导致设备浪费。

机器故障报修集中，延误维修，增加工作量。

采购纸张及消耗品无参考，预计采购数量困难，导致缺少或余量过多。

无法提前预知纸张和墨粉使用情况，必须在操作机器时才能进行补充，严重时会影响到员工正常的文印打印需要。

解决方案

刷卡认证

通过刷卡输出打印作业，可以有效地控制客户文印系统的纸张输出，增加安全性，减少浪费，实现输出成本的控制。

用户不再需要使用身份密码访问多功能设备或打印机。当IC卡读卡器扫描到停留在它正面的卡时，就能完成认证。

IC卡读卡器支持经常使用非接触式卡，这种卡通常也可作为员工的身份证或出入证，如MIFARE和FeliCa卡。有了这种灵活性，用户就不必携带多张卡。使用一张卡便可以执行认证操作。

机密打印

可以设置限制，从而只有使用IC卡认证的用户才能够使用该多功能设备。能够防止信息泄露给那些未经认证的无IC卡用户。

只有经IC卡读卡器认证的IC卡用户才能在多功能设备的操作面板上查看他们的文件，并释放打印作业。然后他们可以当场取走文件。打印机上将再也不会有无人照管的文件。

用户权限控制

可以对单个功能进行限制，例如复印、打印、传真、扫描、彩色或黑白。

可以对每个用户分配打印配额，做到每月的打印额度不超支，有效的控制打印成本。

结合域认证

通过与域控制结合，用户无需在设备中储存用户信息，直接可以刷卡打印，多功能机将用户卡号通过网络发送给客户域控制器进行验证，域控制器接收到验证请求后，根据卡号返回相应的用户信息。

用户信息集中管理，无需额外增加用户管理工数，有效的控制了人员管理成本。

完善的日志报表功能

Equitrac记录每一笔打印交易，内置数十种不同用途的报表，使管理者可以方便的获取需要的管理数据。

根据详细全面的活动报告，作出更合理的设备使用决策。

可输出详细的报表，包括用户，部门，设备，打印文件名，大小，张数，费用等等。

可按需定义不同日期，用户/组，设备，输出复印和打印的统计报表。

报表的列的名称，表头Logo等都可由客户自定义内容。可以通过计划功能定期自动生成报表。

漫游打印

用户可以到任意输出设备输出他们的打印作业。

可以在不同的打印服务器之间漫游作业，提高打印效率。

通过设备监控模块的主动提醒，在设备脱机工作，卡纸，低碳粉，等情况下及时提醒，提高设备可用性。

用户在打印工作到打印机之前，可以预览他们的打印作业属性，包括成本，页数等。

效果

简易直接的解决方案

精确成本分配

增强的安全性

更有效率的工作环境

简化IT管理，高投资回报率

方便省力的控制及管理